Les Hôpitaux civils de Colmar mettent en œuvre une politique de protection des données personnelles des usagers, partenaires et salariés de l’établissement, et de toute personne accédant à son site internet.
La présente politique de protection des données personnelles a pour objectif de vous informer :
Des objectifs poursuivis par les traitements de données (finalités) ;
Des types de données personnelles que nous collectons vous concernant ;
Sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel ;
Des conditions et modalités d’utilisation de vos données personnelles et de vos droits à cet égard, dans le respect de la législation européenne et française applicable aux Hôpitaux Civils de Colmar.
Elle est régulièrement actualisée.
Si vous êtes usager de l’établissement, nous recueillons des données personnelles lors de la création de votre dossier administratif et au cours de votre parcours dans les différents services de l’hôpital (passage aux urgences, consultation ou hospitalisation, actes réalisés en externe), ou dans le cadre de votre admission et de votre séjour en EHPAD.
Si vous êtes salarié de l’établissement, nous recueillons des données personnelles lors de votre recrutement, de vos activités professionnelles et tout au long de votre carrière.
Si vous êtes stagiaire dans l’établissement, nous recueillons des données personnelles dans le cadre de la convention de stage, de votre accueil et du déroulement de votre stage. Les traitements de données sont similaires à ceux effectués pour les salariés, hormis les spécificités de chaque statut.
Si vous êtes professionnel de santé, extérieur à l’établissement, et que vous participez à la prise en charge des patients, vos coordonnées professionnelles sont utilisées pour nos échanges relatifs à la prise en charge des patients.
Si vous êtes partenaire des Hôpitaux Civils de Colmar (fournisseur, client, établissement de santé …), nous pouvons recueillir des données personnelles dans le cadre de la constitution et de la réalisation des contrats et conventions établis entre vous et l’établissement.
Si vous utilisez le site internet des Hôpitaux Civils de Colmar, pour postuler à une offre d’emploi ou vous inscrire à la lettre d’information, nous recueillons les données personnelles nécessaires au traitement de votre demande.
Toutes les opérations sur vos données personnelles sont réalisées dans le respect des réglementations en vigueur et notamment du Règlement n°2016/679, dit règlement général sur la protection des données (« RGPD »), la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et de toute législation nationale applicable à la protection des données.
Si vous êtes en désaccord avec les termes de la présente politique, vous êtes libre de ne pas fournir de données à caractère personnel. Mais la communication de certaines de ces données conditionne l’accès aux prises en charge, l’exécution des contrats ou à la réalisation des services, et l’absence de cette communication peut compromettre la réalisation de ces actions.
1- De quoi parle-t-on ?
Une « Donnée à caractère personnel » désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement.
Un « Traitement de données à caractère personnel » désigne une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation adaptation, modification, extraction consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).
Le « Responsable du traitement » est la personne morale ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement, c’est à dire l’objectif et la façon de le réaliser. En pratique et en général, il s’agit de l’organisme privé ou public, incarné par son représentant légal.
Lorsque deux responsables du traitement ou plus, déterminent conjointement les finalités et les moyens d’un traitement, ils sont responsables conjoints du traitement.
Un « Sous-traitant » désigne la personne physique ou morale ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Cette définition inclut les prestataires accédant aux données traitées par l’établissement : prestataires de service informatique (hébergement de données, maintenance), sociétés de sécurité informatique, intégrateurs de logiciels, fournisseurs de dispositifs médicaux (formation, maintenance) …
Un « Tiers autorisé » désigne l’autorité publique, le service ou l’organisme qui peut accéder à certaines données contenues dans des fichiers publics ou privés parce qu’une loi l’y autorise expressément.
2- Qui est le responsable du traitement de mes données personnelles ?
Le responsable de traitement est : les Hôpitaux Civils de Colmar, 39 avenue de la Liberté 68000 COLMAR.
Le représentant légal est M. CAUCHOIS Louis, directeur de l’établissement.
Dans certains cas particuliers, d’autres établissements de santé ou organismes sont avec les Hôpitaux Civils de Colmar, responsables conjoints de traitement :
Dans le cadre du Groupement Hospitalier de Territoire n° 11 de Centre Alsace (partage d’images de radiologie des patients, accès aux dossier médicaux informatisés des patients, constitution d’un dossier médical informatisé unique pour chaque patient dans le GHT),
Dans le cadre des services numériques régionaux gérés par le groupement d’intérêt public Pulsy, qui permettent la coordination des parcours de soins des patients au niveau régional
3- Quelles catégories de données personnelles me concernant traitez-vous ?
De manière générale, les Hôpitaux Civils de Colmar collectent vos données personnelles dans le cadre de l’exercice de ses missions de service public (données d’identification, données administratives, données de santé …). Les Hôpitaux Civils de Colmar ont notamment une mission générale d’hospitalisation, de prise en charge médicale et d’aide médicale urgente conformément aux dispositions du Code de la Santé publique, et d’hébergement conformément au code de l’action sociale et des familles.
Le Site internet des Hôpitaux Civils de Colmar ne collecte pas les données des visiteurs du site, sauf en cas de prise de contact avec l’établissement ou de sollicitation de ses services.
En tant qu’employeur, les Hôpitaux Civils de Colmar traitent des données personnelles des salariés dans le cadre de la gestion du personnel, de l’organisation du travail, de la gestion et du fonctionnement des outils informatiques, et de la gestion de l’établissement en général.
3.1- Les données personnelles susceptibles d’être collectées auprès des usagers de l’hôpital et des résidents en EHPAD sont principalement
Dossier administratif et médical : en cas de consultations ou d’actes réalisés en externe, d’admission en séjours hospitaliers ou en EHPAD, d’accueil aux urgences, de prise en charge au service maternité ou au centre d’addictologie, nous constituons un dossier administratif et médical, comportant les éléments décrits ci-dessous ;
Données d’identification et de contact : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique, coordonnées du représentant légal
Documents permettant votre identification et votre prise en charge : carte d’identité, carte de mutuelle, carte vitale, carte de séjour, extrait de naissance … ;
Le document d’identité que vous aurez présenté, copié électroniquement et conservé dans votre dossier administratif ;
Données relatives à la vie personnelle : situation familiale et matrimoniale dans le cadre d’un suivi social, habitudes de vie, habitudes de consommation alimentaire, consommation de drogues, pratique sportive … ;
Données relatives à l’état de santé : données de santé, actes médicaux réalisés durant la prise en charge, antécédents médicaux, arrêts maladies, diagnostics, maladies, pathologies, numéro d’identification du patient, imagerie médicale, photographies et vidéos de nature médicale notamment dans le cadre de la dermatologie, de la chirurgie esthétique et des interventions en bloc opératoire ;
Les données relatives à la vie personnelle et à l’état de santé sont soit collectée directement auprès des usagers, soit proviennent de sources extérieures (médecin qui adresse la personne à l’établissement, laboratoire de biologie ou cabinet de radiologie qui envoie des résultats d’examens …)
Données relatives à votre situation dans l’établissement : numéro de chambre, service de soins dans lequel vous êtes hébergé
Images de vidéosurveillance transmises aux postes de soins infirmiers, sans enregistrement, destinées à assurer votre sécurité dans certaines situations et lieux (salles d’attente, unité de réanimation, salles de radiothérapie et de médecine nucléaire …)
Photographie d’identité : dans certains services afin de faciliter votre accueil et le traitement de votre dossier, nous pouvons intégrer une photographie d’identité dans votre dossier médical, avec votre consentement.
3.2- Pour les proches des usagers
Données d’identification et de contact
Lien avec l’usager : personne de confiance, personne à prévenir, représentant légal, titulaire de l’autorité parentale …
3.3- Pour les professionnels de santé externes aux Hôpitaux Civils de Colmar
Les professionnels de santé externes sont ceux qui participent à la prise en charge des patients des Hôpitaux Civils de Colmar, en leur adressant des patients ou en assurant la continuité des soins (médecin traitant, médecins spécialistes libéraux, autres professions médicales et professions paramédicales …).
Des données personnelles sont collectées directement auprès de ces professionnels, ou indirectement, dans le cadre de la prise en charge des patients.
Données d’identification et de contact : nom, prénom, profession, spécialité, adresse postale, adresse électronique
3.4- Pour les salariés et les stagiaires de l’établissement
Dans le cadre du recrutement, données d’identification (nom, prénom …), coordonnées, données relatives à la vie professionnelle : CV, dossier de candidature, scolarité, formation, situation professionnelle, nom de l’employeur, emplois précédemment occupés, projet professionnel …
Données d’identification et de contact : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique … ;
Le document d’identité que vous aurez fourni sera photocopié et conservé dans votre dossier administratif ;
Données relatives au contrat de travail, à la gestion du parcours professionnel : grade, fonction, poste, situation professionnelle, éléments de rémunération, évaluations … ;
Données pour la gestion des formations (salariés)
Données pour la gestion des stages (stagiaires)
Photographie d’identité intégrée à la carte professionnelle remise à chaque salarié ou stagiaire
Photographie d’identité intégrée au dossier professionnel informatisé (il s’agit de faciliter l’identification des personnes lors des consultations des dossiers)
Données nécessaires à l’organisation du travail : communication dans le cadre des gardes et astreintes et de la gestion des tableaux de présence, communication interne … ;
Données relatives aux activités professionnelles : informations en vue de la communication institutionnelle (projets, réalisations …) auprès du personnel, du public et des partenaires;
Données relatives aux élections professionnelles (candidatures, électeurs, listes, convocations …) et aux instances et commissions (listes des membres, convocations …)
Données de connexion aux outils informatiques (mise en œuvre de dispositifs destinés à assurer la sécurité, le bon fonctionnement et le bon usage des applications informatiques et des réseaux, à l’exclusion de tout traitement permettant le contrôle individuel de l’activité des employés)
Pour les applications de dictée vocale, les dictées peuvent être en partie enregistrées par les applications à des fins d’analyse et d’amélioration des résultats des dictées
3.5- Pour les candidats au recrutement
Données d’identification (nom, prénom…), coordonnées, informations relatives à la vie professionnelle : CV, dossier de candidature, scolarité, formation, situation professionnelle, nom de l’employeur, emplois précédemment occupés, projet professionnel …
3.6- Pour l’inscription à la lettre d’information
Adresse de messagerie électronique (obligatoire), nom, prénom, satut (non obligatoire)
3.7- Dans le cadre des contrats et conventions avec des partenaires
Données relatives aux contacts et aux intervenants : coordonnées professionnelles, agréments.
3.8- Dans le cadre de la vidéo protection
Nos caméras de vidéoprotection installées sur les sites des Hôpitaux Civils de Colmar sont susceptibles d’enregistrer votre image, à des fins de protection des personnes et des biens.
La base juridique de ce traitement repose sur l’intérêt légitime des Hôpitaux Civils de Colmar à assurer cette protection tant vis-à-vis de ses usagers que de son personnel.
Les images sont visibles par les agents de sécurité des Hôpitaux, formés à cet effet, qui procèdent à une simple visualisation des images en temps réel mais ne disposent d’aucun moyen pour consulter, enregistrer ou traiter ces images.
Nous enregistrons les images sur des serveurs sécurisés accessibles à un nombre restreint de personnes, habilitées et dûment identifiés au sein des Hôpitaux.
Nous conservons les images pour une durée totale n’excédant pas un mois.
L’établissement est susceptible de transmettre vos données personnelles police, gendarmerie, forces de l’ordre, sur réquisition judiciaire ou lors de la constatation d’une infraction, d’un délit.
4- Pour quelles finalités traitez-vous mes données ?
De manière générale, les Hôpitaux de Colmar collectent et utilisent vos données personnelles pour mettre en œuvre les services et compétences propres à un établissement public de santé et à un EHPAD.
La collecte et le traitement des informations vous concernant répondent à une ou plusieurs finalités, notamment celles listées ci-dessous, et sont réalisés conformément à la mission d’intérêt public, et aux obligations légales, des établissements de santé.
4.1- Pour l’hôpital
Gérer les demandes d’informations, prise de contact ;
Assurer la communication avec les patients, et les rappels de rendez-vous par SMS ;
Assurer l’identification des patients tout au long de leur prise en charge (consultations, prévention, actes diagnostiques et thérapeutiques, actes de télémédecine, hospitalisations, transports), au sein de l’établissement, au sein des établissements du groupement hospitalier de territoire (GHT), et dans le cadre de la coordination des parcours de soins au niveau régional (réseaux de santé, services numériques régionaux) ;
Assurer la prise en charge des patients dans leur parcours de soins (consultations, actes diagnostiques et thérapeutiques, actes de télémédecine, hospitalisations …) ;
Assurer la prise en charge des parturientes au service maternité ;
Assurer la prise en charge des patients dans des programmes d’éducation thérapeutique ;
Assurer la réalisation d’actes de chirurgie esthétique ;
Garantir et contribuer à la continuité des soins (UCA : appel du lendemain, communications avec les professionnels de ville, télésurveillance) ;
D’une manière générale, assurer la sécurité, le suivi et la qualité des prises en charge ;
Assurer la sécurité des patients dans des situations particulières (salles d’attente, unités de réanimation, salles de radiothérapie et de médecine nucléaire …), avec la vidéosurveillance
Partager des informations de santé (dossier médicaux, images de radiologie …) avec d’autres établissements de santé membres du Groupement Hospitalier de Territoire n° 11 de Centre Alsace
Contacter les proches identifiés en cas de besoin
Assurer la conformité de la réalisation des actes de télémédecine aux exigences réglementaires (notamment versement du dossier de téléexpertise au dossier patient)
Organiser ou faciliter la prise en charge sociale des personnes si besoin ;
Assurer l’ensemble des missions de vigilance (matériovigilance, addictovigilance, biovigilance, hémovigilance, pharmacovigilance, radiovigilance, réactovigilance, AMPvigilance …) ;
Réaliser les enquêtes relatives à la qualité et aux risques liés aux soins (certification HAS, audits qualité …) ;
Contribuer aux enquêtes de santé nationales : indicateurs de qualité et de sécurité des soins (HAS), enquêtes sanitaires (SPF et ses partenaires) … ;
Contribuer à l’alimentation de l’Espace Numérique en Santé du patient (Mon espace santé), au suivi des patients par les réseaux de coordination des parcours de soins, à l’alimentation des différents registres officiels de données en santé (régionaux ou nationaux), au suivi de la population par le Centre régional de coordination des dépistages des cancers (CRCDC) ;
Transmettre les informations requises par différents organismes en vue de l’analyse et du contrôle de l’activité, et pour la constitution d’un entrepôt de données de santé national sécurisé destiné à la recherche médicale ;
Transmettre les informations nécessaires à la facturation des soins ou des actes de télémédecine aux différents débiteurs, organismes (Assurance Maladie, organismes d’assurance complémentaire en santé), ou aux personnes ;
Transmettre les informations nécessaires à la réalisation de différentes prestations en santé (laboratoires d’analyse médicale, prestataires d’équipement orthopédique, transports …) ou de confort (service de télévision) ;
Assurer la formation du personnel médical (sur la base de données pseudonymisées, ou avec votre consentement) ;
A des fins de recherche clinique, de recherche rétrospective, d’évaluation ou d’analyse des pratiques utiles à l’amélioration de la prise en charge des patients et permettant d’obtenir de meilleures connaissances pour la prévention, le dépistage et les soins prodigués, conformément à la mission d’intérêt public des établissements de santé ; dans ce cas des données et/ou des échantillons biologiques recueillis au cours de votre prise en charge, non spécifiquement pour la recherche, peuvent faire l’objet d’une réutilisation. Lorsque cela est requis par la réglementation en vigueur, une information individuelle est délivrée lors de la réutilisation des données. La réglementation prévoit des possibilités de dérogation à cette information individuelle, qui est remplacée alors par un dispositif spécifique d’information publique, mis en place sur le site internet de l’établissement (c’est le portail de transparence), pour les traitements de données concernés.
4.2- Pour l’EHPAD
Étudier des demandes d’admission ;
Évaluer le niveau de dépendance, l’état de santé, et les besoins de prise en charge de la personne ;
Déterminer le montant du financement de l’EHPAD par les différents financeurs (Collectivité européenne d’Alsace, Assurance Maladie) ;
Assurer l’identification, l’accueil et la prise en charge des résidents tout au long de leur séjour
Contacter les proches identifiés en cas de besoin
4.3- Pour les salariés et les stagiaires de l’établissement
Assurer les recrutements et la gestion du personnel hospitalier ;
Assurer le recrutement et la gestion des stagiaires ;
Justifier les habilitations légales à pratiquer certaines activités (ex. : recherche clinique) ;
Gérer la formation du personnel
Assurer l’organisation du travail (gardes et astreintes, tableaux de présence, communication interne …) ;
Réaliser des analyses relatives à la gestion de l’établissement (situation et prévisions en matière d’effectifs …)
Réaliser la communication institutionnelle interne ou externe
Assurer la sécurité, le bon fonctionnement et le bon usage des applications informatiques et des réseaux, à l’exclusion de tout traitement permettant le contrôle individuel de l’activité des employés
Faciliter l’identification des personnes lors des consultations des dossiers
4.4- Pour les partenaires
Assurer l’exécution des contrats et conventions conformément aux conditions contractuelles.
4.5- D’une manière générale pour l’établissement
Gérer les plaintes et les réclamations des usagers ;
Gérer les dons faits à l’établissement ;
Assurer la sécurité des personnes et des biens dans le cadre de la vidéoprotection ;
Mise en œuvre de dispositifs destinés à assurer la sécurité et le bon fonctionnement des applications informatiques et des réseaux, à l’exclusion de tout traitement permettant le contrôle individuel de l’activité des employés ;
Gérer la messagerie électronique professionnelle, à l’exclusion de tout traitement permettant le contrôle individuel de l’activité des employés;
Gérer l’archivage des documents (collecte, gestion, conservation et communication des archives publiques)
Gérer les demandes d’emploi
Gérer la diffusion de la lettre d’information
5- Sur quelle base légale utilisez-vous mes données personnelles ?
Les traitements reposent :
Soit sur la nécessité d’assurer des missions de service public ;
Soit sur la nécessité de respecter les obligations légales ou réglementaires en vigueur ;
Soit sur le consentement des personnes concernées ;
Soit sur la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne ;
Soit sur la mise en place et l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;
Soit sur la nécessité de satisfaire aux intérêts légitimes des Hôpitaux Civils de Colmar.
6- Comment et combien de temps seront conservées mes données personnelles ?
Les Hôpitaux Civils de Colmar conserveront vos données personnelles dans un environnement sécurisé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation maximale prévue par la législation applicable en France.
Cette durée varie ainsi en fonction des demandes, démarches, saisines et dépend notamment des impératifs juridiques.
Concernant spécifiquement la recherche médicale rétrospective, les sélections de données recueillies durant la prise en charge des personnes et utilisées pour la recherche sont conservées jusqu’à deux ans après la dernière publication des résultats de la recherche, ou, en cas d’absence de publication, jusqu’à la signature du rapport final de la recherche. Elles font ensuite l’objet d’un archivage sur support papier ou informatique pour une durée de vingt ans maximum ou pour une durée conforme à la réglementation en vigueur.
7- Qui peut avoir accès à mes données ?
7.1- Au sein de l’établissement
Les données à caractère personnel collectées sont à destination des services des Hôpitaux Civils de Colmar : personnels médicaux et soignants qui peuvent appartenir à des catégories différentes de professionnels de santé, personnels médico-techniques ou administratifs, et habilités à traiter vos données personnelles.
7.2- Accès aux données par d’autres établissements de santé ou médico-sociaux
Les Hôpitaux Civils de Colmar échangent et partagent des données de santé avec des établissements de santé ou médico-sociaux, dans le cadre d’une organisation territoriale des soins et de la convergence des systèmes d’information en santé (Groupement Hospitalier de Territoire Centre Alsace), dans le cadre d’une prise en charge commune des patients (AURAL pour le traitement de l’insuffisance rénale chronique), ou dans le cadre de la continuité des soins ou de l’accueil en établissement médico-social.
7.3- Accès aux données par des sous-traitants
Des prestataires de service peuvent avoir accès aux données personnelles des usagers de l’établissement, dans le cadre par exemple de la maintenance des applications informatiques médicales ou administratives et des matériels biomédicaux, de la formation du personnel à ces applications et matériels, dans le cadre de l’utilisation de solutions de télémédecine (soumise à votre consentement), ou dans le cadre de la gestion et de l’exploitation des registres officiels de données en santé, régionaux ou nationaux.
Concernant les salariés et les stagiaires, les accès aux données personnelles par des prestataires se font notamment dans le cadre de la maintenance des applications informatiques et de la sous-traitance de la paye.
Dans le cas où les Hôpitaux Civils de Colmar confient les activités de traitement de données à des sous-traitants, ils font uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de sorte que le traitement réponde aux exigences de fiabilité et de sécurité requises par la réglementation applicable et garantisse la protection des droits des personnes.
Au terme de la prestation de services relatifs au traitement des données, le sous-traitant s’engage à détruire ou restituer toutes les données à caractère personnel. Le Sous-traitant est autorisé à conserver les données uniquement si un texte juridiquement contraignant, loi, règlement, lui impose une durée de conservation plus longue.
Dans le cadre des traitements effectués par les sous-traitants et leurs affiliés ou prestataires, des données personnelles peuvent être transmises vers un pays hors Union Européenne. Dans ce cas les Hôpitaux Civils de Colmar prennent toutes les mesures visant à vérifier que ces traitements sont encadrés par les mécanismes d’encadrement des transferts de données définis ou validés par la Commission Européenne ou la CNIL.
7.4- Transmission aux organismes de formation
Dans le cadre des formations suivies par les salariés, nous transmettons aux organismes de formation les informations nécessaire aux inscriptions et à l’établissement des conventions de stage.
7.5- Transmission de données à des tiers autorisés
Conformément à la réglementation en vigueur, nous pouvons être dans l’obligation de transmettre vos données personnelles aux tiers autorisés par une disposition législative ou réglementaire, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication (organismes publics, autorités judiciaires, auxiliaires de justice et officiers ministériels, agence régionale de santé, médecins agissant pour des missions de contrôle).
7.6- En particulier pour les usagers de l’hôpital
Partage au sein de l’équipe de soins
Dans le cadre de votre parcours de soins des données peuvent être partagées entre les professionnels de différentes catégories faisant partie de l’équipe de soins conformément définie à l’article L. 1110-12 du Code de la santé publique. Ces professionnels sont tous soumis au secret médical.
Ces professionnels peuvent être :
Le personnel hospitalier des Hôpitaux de Colmar ;
Des professionnels externes faisant partie de l’équipe de soins, exemples : professionnels de santé d’autres établissements du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) n° 11 de Centre Alsace où vous êtes pris en charge, professionnels assurant une prestation de télémédecine, sur demande de l’établissement (avec votre consentement), professionnels de santé libéraux à qui vous confiez la réalisation des actes prescrits par un médecin de l’hôpital;
Actuellement, les Hôpitaux Civils de Colmar partagent leurs images de radiologie avec le CH de Guebwiller d’une part, et le CH de Sélestat d’autre part, établissements membres du GHT n° 11. L’accès aux images n’est autorisé qu’aux professionnels faisant partie de l’équipe de soins prenant en charge les patients concernés.
Échanges hors équipe de soins
Des données peuvent également être échangées avec des professionnels de santé ne faisant pas partie de l’équipe de soins définie à l’article L. 1110-12 du Code de la santé publique :
Votre médecin traitant et le médecin qui vous a adressé aux Hôpitaux Civils de Colmar ;
Le médecin ou l’établissement vers lequel nous vous adressons pour la suite de votre prise en charge, hors du Groupement Hospitalier de Territoire Centre Alsace.
Autres transmissions
Conformément à la réglementation en vigueur, dans le cadre de l’exercice de missions d’intérêt public des établissements de santé et des obligations légales s‘imposant à l’établissement, nous pouvons transmettre des données de santé nominatives, pseudonymisées ou anonymisées selon les cas définis par la réglementation :
A des professionnels de l’établissement notamment à des fins de facturation, d’exercice des différentes vigilances, de recherche médicale ;
A des professionnels hors établissement, à des fins de recherche médicale (données pseudonymisées ou anonymisées)
A l’organisme gestionnaire de l’Espace Numérique en Santé (Assurance Maladie) ;
A des organismes habilités, à des fins de coordination ou d’encadrement légal des parcours de soins de certaines catégories de patients ;
A des organismes habilités, à des fins d’évaluation de la qualité et de la sécurité des soins (Haute Autorité de Santé), ou d’études en santé (Santé Publique France et ses partenaires) ;
A des organismes habilités, à des fins de centralisation des données populationnelles relatives à l’épidémiologie et aux soins, et à des fins de recherche, notamment dans le domaine du cancer (Institut national du cancer) ;
A des organismes habilités, notamment à l’Agence Technique de l’Information sur l’Hospitalisation (ATIH), à des fins de facturation, de contrôles ou de constitution d’entrepôt de données de santé
Nous pouvons transmettre des informations à des sous-traitants ou prestataires, pour la réalisation de différentes prestations en santé (laboratoires d’analyse médicale, prestataires d’équipement orthopédique, transports sanitaires …) ou de confort (service de télévision). Dans certains cas votre consentement est un préalable à cette transmission.
Nous pouvons transmettre des informations relatives à l’identification des patients, dans le cadre des services numériques régionaux gérés par le groupement d’intérêt public Pulsy, qui permettent la coordination des parcours de soins des patients au niveau régional (service régional d’identité et d’identitovigilance SRII).
7.7- En particulier pour les usagers de l’EHPAD
Nous pouvons transmettre des informations à différents prestataires, pour l’organisation de certaines prestations dans le cadre de votre séjour (activités physiques ou de loisir, transports …).
7.8- En particulier pour les salariés et stagiaires
Les Hôpitaux Civils de Colmar transmettent les données personnelles des salariés, et des stagiaires le cas échéant, nécessaires au prestataire en charge d’établir mensuellement la paie et d’éditer les bulletins de salaire.
Ils transmettent aux organismes de formation, les informations demandées par les conventions de stage (notamment les rapports d’évaluation).
7.9- Destinataires des données
Dans les différents cadres exposés ci-dessus, nous sommes susceptibles d’adresser vos données notamment aux destinataires suivants.
Pour l’hôpital :
Établissements de santé, établissements médico-sociaux, professionnels de santé (pour des prestations en santé, la continuité des soins ou la recherche médicale)
Groupement d’intérêt public Pulsy (gestion des services numériques régionaux, notamment le service régional d’identité et d’identitovigilance SRII)
Assurance maladie, organismes d’assurance maladie complémentaire (pour la prise en charge financières des soins)
Espace Numérique en Santé
Agence Technique de l’Information sur l’Hospitalisation (ATIH)
Haute Autorité de Santé (certification qualité, indicateurs qualité)
Santé Publique France (enquêtes en santé publique)
Réseaux de santé (coordination des parcours de soins)
Centre régional de coordination des dépistages des cancers (CRCDC)
Registre local des cancers, qui alimente le registre national des cancers (Institut national du cancer)
Comités de vigilance de l’établissement (pour l’exercice des missions de vigilance)
Mairies (pour les déclarations de naissance, de décès)
Compagnie d’assurances (pour la gestion des demandes d’indemnisations)
Prestataire d’équipement orthopédique
Prestataires de transport
Agence régionale de Santé Grand-Est et Tribunal judiciaire de Colmar (dans le cadre des procédures légales applicables dans le cadre des hospitalisations complètes en soins de psyschiatrie sans consentement)
Pour l’EHPAD :
Organisateurs de transport ou d’animations (inscriptions nominatives).
Pour le personnel :
Organismes habilités à recevoir des informations nominatives, notamment au regard d’une obligation légale (IRSN : suivi dosimétrique du personnel …) ;
GIP CPage (traitement de la paie) ;
Caisses de retraite (pour la gestion des carrières des salariés)
Organismes de formation (pour l’organisation des formations)
8- Comment sécurisez-vous les données personnelles ?
Compte tenu de l’évolution des technologies, des coûts de mise en œuvre, de la nature des données à protéger ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes, les Hôpitaux Civils de Colmar mettent en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données à caractère personnel collectées et traitées et un niveau de sécurité adapté au risque.
9- Comment puis-je exercer mes droits et qui dois-je contacter ?
9.1- Auprès des Hôpitaux Civils de Colmar
Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez de droits relatifs à vos données personnels : accès aux données, rectification ou l’effacement de celles-ci, limitation du traitement de données, portabilité. Ces droits s’exercent sous certaines conditions réglementaires.
Pour des motifs légitimes, vous pouvez également vous opposer au traitement des données vous concernant.
Les droits d’opposition et d’effacement ne s’appliquent pas à certains traitements encadrés par la législation ou règlementation en vigueur, notamment dans le cadre d’obligations légales s’imposant à l’établissement, ou dans le cadre de la recherche médicale lorsque l’effacement des données est susceptible de rendre impossible ou de compromettre gravement la réalisation des objectifs de la recherche.
Vous disposez également de droits complémentaires prévus par la législation nationale, tels que les directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.
Un Délégué à la Protection des Données (DPO) a été nommé au sein des Hôpitaux Civils de Colmar, vous pouvez le contacter si vous avez des questions relatives au traitement de vos données personnelles.
Pour exercer vos droits, veuillez adresser vos demandes à vos interlocuteurs dans l’établissement, ou au DPO aux coordonnées suivantes :
Courrier postal au Délégué à la protection des données : DPO Hôpitaux Civils de Colmar – 39 avenue de la Liberté, 68000 – COLMAR
Courrier électronique à l’adresse dpo@ch-colmar.fr
Nous vous remercions de nous préciser votre identité (nom, prénom, adresse) ainsi que l’objet de votre demande et le(s) droit(s) dont vous entendez vous prévaloir. Pour toute demande par voie postale ou électronique, nous vous remercions de joindre une copie d’un justificatif d’identité en cours de validité.
Les informations personnelles communiquées dans le cadre d’une demande d’exercice des droits sont conservées à des fins probatoires pour veiller à l’exercice effectif de vos droits.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL, l’autorité de contrôle de protection des données en France.
L’exercice de vos droits n’a pas d’incidence sur vos relations avec les Hôpitaux Civils de Colmar (votre prise en charge sanitaire, votre hébergement en EHPAD, le déroulement de votre formation au Centre de Formation des Professions Paramédicales, votre parcours professionnel en tant que salarié).
9.2- Auprès des organismes destinataires de données
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11- Modification de la présente Politique
En cas de modification de la présente politique par les Hôpitaux Civils de Colmar ou si la loi l’exige, elle sera mise à jour sur notre site et sera effective dès sa publication. Par conséquent, nous vous invitons à vous y référer lors de chaque visite afin de prendre connaissance de sa dernière version.
