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Protection des données personnelles

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Politique de protection des données personnelles

Présentation

Les Hôpitaux civils de Colmar mettent en œuvre une politique de protection des données personnelles des usagers, partenaires et salariés de l’établissement, et de toute personne accédant à son site internet.

La présente politique de protection des données personnelles a pour objectif de vous informer :

Elle est régulièrement actualisée.

Si vous êtes usager de l’établissement, nous recueillons des données personnelles lors de la création de votre dossier administratif et au cours de votre parcours dans les différents services de l’hôpital (passage aux urgences, consultation ou hospitalisation, actes réalisés en externe), ou dans le cadre de votre admission et de votre séjour en EHPAD.

Si vous êtes salarié de l’établissement, nous recueillons des données personnelles lors de votre recrutement, de vos activités professionnelles et tout au long de votre carrière.

Si vous êtes professionnel de santé, extérieur à l’établissement, et que vous participez à la prise en charge des patients, vos coordonnées professionnelles sont utilisées pour nos échanges relatifs à la prise en charge des patients.

Si vous êtes partenaire des Hôpitaux Civils de Colmar (fournisseur, client, établissement de santé …), nous pouvons recueillir des données personnelles dans le cadre de la constitution et de la réalisation des contrats et conventions établis entre vous et l’établissement.

Toutes les opérations sur vos données personnelles sont réalisées dans le respect des réglementations en vigueur et notamment du Règlement n°2016/679, dit règlement général sur la protection des données (« RGPD »), la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et de toute législation nationale applicable à la protection des données.

Si vous êtes en désaccord avec les termes de la présente politique, vous êtes libre de ne pas fournir de données à caractère personnel. Mais la communication de certaines de ces données conditionne l’accès aux prises en charge, l’exécution des contrats ou à la réalisation des services, et l’absence de cette communication peut compromettre la réalisation de ces actions.

1- De quoi parle-t-on ?

Une « Donnée à caractère personnel » désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement.

Un « Traitement de données à caractère personnel » désigne une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation adaptation, modification, extraction consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).

Le « Responsable du traitement » est la personne morale ou physique qui détermine les finalités et
les moyens d’un traitement, c’est à dire l’objectif et la façon de le réaliser. En pratique et en général,
il s’agit de l’organisme privé ou public, incarné par son représentant légal.

Un « Sous-traitant » désigne la personne physique ou morale ou tout autre organisme qui traite des
données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Cette définition inclut les prestataires accédant aux données traitées par l’établissement : prestataires de service informatique (hébergement de données, maintenance), sociétés de sécurité informatique, intégrateurs de logiciels, fournisseurs de dispositifs médicaux (formation, maintenance) …

Un « Tiers autorisé » désigne l’autorité publique, le service ou l’organisme qui peut accéder à certaines données contenues dans des fichiers publics ou privés parce qu’une loi l’y autorise expressément.

2- Qui est le responsable du traitement de mes données personnelles ?

Le responsable de traitement est : les Hôpitaux Civils de Colmar, 39 avenue de la Liberté 68000 COLMAR.

Le représentant légal est M. SCHERRER Jean-Michel, directeur de l’établissement.

3- Quelles catégories de données personnelles me concernant traitez-vous ?

De manière générale, les Hôpitaux Civils de Colmar collectent vos données personnelles dans le cadre de l’exercice de ses missions de service public. Les Hôpitaux Civils de Colmar ont notamment une mission générale d’hospitalisation, de prise en charge médicale et d’aide médicale urgente conformément aux dispositions du Code de la Santé publique, et d’hébergement conformément au code de l’action sociale et des familles.

Le Site internet des Hôpitaux Civils de Colmar ne collecte pas les données des visiteurs du site, sauf en cas de prise de contact avec l’établissement ou de sollicitation de ses services.

En tant qu’employeur, les Hôpitaux Civils de Colmar traitent des données personnelles des salariés dans le cadre de la gestion du personnel et de l’organisation du travail.

3.1- Les données personnelles susceptibles d’être collectées auprès des usagers de l’hôpital et des résidents en EHPAD sont principalement

3.2- Pour le personnel hospitalier

3.3- Pour les candidats au recrutement

3.4- Dans le cadre des contrats et conventions avec des partenaires

3.5- Dans le cadre de la vidéo protection

Nos caméras de vidéoprotection installées sur les sites des Hôpitaux Civils de Colmar sont susceptibles d’enregistrer votre image, à des fins de protection des personnes et des biens.

La base juridique de ce traitement repose sur l’intérêt légitime des Hôpitaux Civils de Colmar à assurer cette protection tant vis-à-vis de ses usagers que de son personnel.

Les images sont visibles par les agents de sécurité des Hôpitaux, formés à cet effet, qui procèdent à une simple visualisation des images en temps réel mais ne disposent d’aucun moyen pour consulter, enregistrer ou traiter ces images.

Nous enregistrons les images sur des serveurs sécurisés accessibles à un nombre restreint de personnes, habilitées et dûment identifiés au sein des Hôpitaux.

Nous conservons les images pour une durée totale n’excédant pas un mois.

L’établissement est susceptible de transmettre vos données personnelles police, gendarmerie, forces de l’ordre, sur réquisition judiciaire ou lors de la constatation d’une infraction, d’un délit.

4- Pour quelles finalités traitez-vous mes données ?

De manière générale, les Hôpitaux de Colmar collectent et utilisent vos données personnelles pour mettre en œuvre les services et compétences propres à un établissement public de santé et à un EHPAD.

La collecte et le traitement des informations vous concernant répondent à une ou plusieurs finalités, notamment celles listées ci-dessous.

4.1- Pour l’hôpital

4.2- Pour l’EHPAD

4.3- Pour le personnel

4.4- Pour les partenaires

4.5- D’une manière générale pour l’établissement

5- Sur quelle base légale utilisez-vous mes données personnelles ?

Les traitements reposent :

6- Comment et combien de temps seront conservées mes données personnelles ?

Les Hôpitaux Civils de Colmar conserveront vos données personnelles dans un environnement sécurisé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation maximale prévue par la législation applicable en France.

Cette durée varie ainsi en fonction des demandes, démarches, saisines et dépend notamment des impératifs juridiques.

7- Qui peut avoir accès à mes données ?

7.1- Au sein de l’établissement

Les données à caractère personnel collectées sont à destination des services des Hôpitaux Civils de
Colmar : personnels médicaux et soignants qui peuvent appartenir à des catégories différentes de professionnels de santé, personnels médico-techniques ou administratifs, et habilités à traiter vos données personnelles.

7.2- Accès aux données par d’autres établissements de santé

Des établissements de santé partagent éventuellement des données de santé avec les Hôpitaux Civils de Colmar, dans le cadre d’une organisation territoriale des soins et de la convergence des systèmes d’information en santé (Groupement Hospitalier de Territoire Centre Alsace), ou dans le cadre d’une prise en charge commune des patients (AURAL pour le traitement de l’insuffisance rénale chronique).

7.3- Accès aux données par des sous-traitants

Des prestataires de service peuvent avoir accès à vos données personnelles, dans le cadre par exemple de la maintenance des applications informatiques médicales ou administratives et des matériels biomédicaux, de la formation du personnel à ces applications et matériels, ou dans le cadre de l’utilisation de solutions de télémédecine (soumise à votre consentement).

Dans le cas où les Hôpitaux Civils de Colmar confient les activités de traitement de données à des sous-traitants, ils font uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de sorte que le traitement réponde aux exigences de fiabilité et de sécurité requises par la réglementation applicable et garantisse la protection des droits des personnes.

Au terme de la prestation de services relatifs au traitement des données, le sous-traitant s’engage à détruire ou restituer toutes les données à caractère personnel. Le Sous-traitant est autorisé à conserver les données uniquement si un texte juridiquement contraignant, loi, règlement, lui impose une durée de conservation plus longue.

Dans le cadre des traitements effectués par les sous-traitants et leurs affiliés ou prestataires, des données personnelles peuvent être transmises vers un pays hors Union Européenne. Dans ce cas les Hôpitaux Civils de Colmar prennent toutes les mesures visant à vérifier que ces traitements sont encadrés par les mécanismes d’encadrement des transferts de données définis ou validés par la Commission Européenne ou la CNIL.

7.4- Transmission de données à des tiers autorisés

Conformément à la réglementation en vigueur, nous pouvons être dans l’obligation de transmettre vos données personnelles aux tiers autorisés par une disposition législative ou réglementaire, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication (organismes publics, autorités judiciaires, auxiliaires de justice et officiers ministériels, agence régionale de santé, médecins agissant pour des missions de contrôle).

7.5- En particulier pour les usagers de l’hôpital

Partage au sein de l’équipe de soins

Dans le cadre de votre parcours de soins des données peuvent être partagées entre les professionnels de différentes catégories faisant partie de l’équipe de soins conformément définie à l’article L. 1110-12 du Code de la santé publique. Ces professionnels sont tous soumis au secret médical.

Ces professionnels peuvent être :

Échanges hors équipe de soins

Des données peuvent également être échangées avec des professionnels de santé ne faisant pas partie de l’équipe de soins définie à l’article L. 1110-12 du Code de la santé publique :

Autres transmissions

Conformément à la réglementation en vigueur, dans le cadre de l’exercice de missions d’intérêt public des établissements de santé et des obligations légales s‘imposant à l’établissement, nous pouvons transmettre des données de santé nominatives, pseudonymisées ou anonymisées selon les cas définis par la réglementation :

Nous pouvons transmettre des informations à des sous-traitants ou prestataires, pour la réalisation de différentes prestations en santé (laboratoires d’analyse médicale, prestataires d’équipement orthopédique, transports …) ou de confort (service de télévision). Dans certains cas, votre consentement est un préalable à cette transmission.

7.6- En particulier pour les usagers de l’EHPAD

Nous pouvons transmettre des informations à différents prestataires, pour l’organisation de certaines prestations dans le cadre de votre séjour (activités physiques ou de loisir, transports …).

7.7- En particulier pour les salariés

Les Hôpitaux Civils de Colmar transmettent les données personnelles des salariés nécessaires à un prestataire en charge d’établir mensuellement la paie et d’éditer les bulletins de salaire.

7.8- Destinataires des données

Dans les différents cadres exposés ci-dessus, nous sommes susceptibles d’adresser vos données notamment aux destinataires suivants.

Pour l’hôpital :

Pour l’EHPAD :

Pour le personnel :

8- Comment sécurisez-vous les données personnelles ?

Compte tenu de l’évolution des technologies, des coûts de mise en œuvre, de la nature des données à protéger ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes, les Hôpitaux Civils de Colmar mettent en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données à caractère personnel collectées et traitées et un niveau de sécurité adapté au risque.

9- Comment puis-je exercer mes droits et qui dois-je contacter ?

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez de droits relatifs à vos données personnels : accès aux données, rectification ou l’effacement de celles-ci, limitation du traitement de données, portabilité. Ces droits s’exercent sous certaines conditions réglementaires.

Pour des motifs légitimes, vous pouvez également vous opposer au traitement des données vous concernant.

Les droits d’opposition et d’effacement ne s’appliquent pas à certains traitements encadrés par la législation ou règlementation en vigueur, notamment dans le cadre d’obligations légales s’imposant à l’établissement, ou dans le cadre de la recherche clinique lorsque l’effacement des données est susceptible de rendre impossible ou de compromettre gravement la réalisation des objectifs de la recherche.

Vous disposez également de droits complémentaires prévus par la législation nationale, tels que les directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

Un Délégué à la Protection des Données (DPO) a été nommé au sein des Hôpitaux Civils de Colmar, vous pouvez le contacter si vous avez des questions relatives au traitement de vos données personnelles.

Pour exercer vos droits, veuillez adresser vos demandes à vos interlocuteurs dans l’établissement, ou au DPO aux coordonnées suivantes :

Nous vous remercions de nous préciser votre identité (nom, prénom, adresse) ainsi que l’objet de votre demande et le(s) droit(s) dont vous entendez vous prévaloir. Pour toute demande par voie postale ou électronique, nous vous remercions de joindre une copie d’un justificatif d’identité en cours de validité.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL, l’autorité de contrôle de protection des données en France.

10- Politique de cookies

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur le disque dur de votre ordinateur ou dans la mémoire de votre navigateur lors de votre visite sur un site internet. Il enregistre certaines informations sur votre navigation ou sur votre comportement en ligne (par exemple un identifiant de session, le choix d’une langue ou une date).

Les cookies dits « nécessaires » au bon fonctionnement du site permettent de faciliter votre navigation sur le site en simplifiant les fonctions essentielles (comme la navigation entre les pages). Le bon fonctionnement du site dépend en partie de ces cookies.

L’utilisation des cookies nécessaires ne requiert pas votre consentement préalable lors de votre
connexion sur le site.

Lorsque vous consultez le site des Hôpitaux Civils de Colmar, deux cookies d’analyse d’audience sont proposés, que vous pouvez activer ou laisser inactifs dans le panneau de gestion de vos préférences en matière de cookies : le cookie d’analyse de Google Analytics, et le cookie Facebook Pixel.

11- Modification de la présente Politique

En cas de modification de la présente politique par les Hôpitaux Civils de Colmar ou si la loi l’exige, elle sera mise à jour sur notre site et sera effective dès sa publication. Par conséquent, nous vous invitons à vous y référer lors de chaque visite afin de prendre connaissance de sa dernière version.

Mise à jour : 03/07/2024.

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